アナログなホワイトボード管理からリアルタイム共有へ。予定お知らせ機能で前日の電話業務も効率化！

鹿児島県の玄関口である鹿児島中央駅近くに構える 医療法人平和会 平和会クリニック様。
今回は、理事長の久松憲明先生、法人事務本部の西元雅親様にお話しを伺いました。

	クロスログ導入による変化
導入前	ホワイトボード中心の管理で院外から最新予定を把握できず、スケジュール調整や情報共有に負担があった。
導入後	リアルタイムでの予定管理が可能となり、調整負担や訪問ミスを減らしながら、患者さんへの連絡対応も効率化。

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Q.まずは貴院についてお聞かせください。

久松先生：

当院は、2013年にひさまつクリニックとして開院し、今年で13年目になります。鹿児島市を拠点に、法人全体として赤ちゃんから高齢者まで幅広い世代を対象に、地域に住む方々の日々の生活を支えています。

法人内には、訪問リハビリや訪問看護、居宅介護支援事業所、看護小規模多機能事業所もあり、医療と介護を切れ目なく提供できる体制を整えています。現在は約530名の患者さんを診ており、常勤医師6名に加え非常勤医師にも協力いただき、1日あたり6〜8レーンで訪問診療を行っています。

さらに、医療ソーシャルワーカーをはじめ、薬剤師やシステム担当など専門職も多く配置しています。それぞれが自分の専門業務に集中できる環境づくりにも力を入れています。

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Q. 以前はどのような課題がありましたか。

アナログ管理とリアルタイム共有の難しさが、患者数増加でさらに負担に

久松先生：

以前はホワイトボードを使った、アナログなスケジュール管理をしていました。2週間ごとに予定を作成し、院内ではホワイトボードを見て把握、院外では写真を撮ってサイボウズ（グループウェア）にアップロードして共有していました。

当初は私自身がスケジュール管理を行っていたので、1日の多くの時間をホワイトボードの前に立って対応する状態で、患者数が増えるにつれて負担が大きくなっていました。

西元様：

アップロードされた写真はリアルタイムで更新されるわけではなかったので、日中の往診によるスケジュール変更など最新情報を院外から把握することが難しく、現場では情報伝達に労力がかかっていました。

患者数の増加に伴い、院長が行なっていた管理を看護師リーダーに移行しましたが、管理体制そのものを見直す必要があると感じていました。

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Q. クロスログ導入後はどのような変化がありましたか。

リアルタイム管理で訪問ミスや調整の手間を減らし、柔軟な診療体制を実現

久松先生：

一番大きいのは、スケジュール作成と調整が楽になったことです。
出先からでもスケジュール調整ができるようになったので、クリニックにいる時間が短くなり、他の業務に時間を当てることができ、しっかり休めるようにもなりました。
医師によっては、自分でルートを組んでもらえるようになり、主体的に動いてもらえる場面も増えています。

これまでホワイトボードで管理していた車両情報や出勤情報も、クロスログのメモ機能などを使って引き続き管理できており、これまでの運用を活かしながら移行できた点も良かったと感じています。メモ機能は訪問時にちょっと気になったことも記録できるので、重宝しています。

また、当院が使用している電子カルテ「セコムOWEL」へのリンクもクロスログに表示させることができ、ワンタップでカルテを立ち上げることができます。ストレスなく一連の業務ができるのでとても便利です。

西元様：

間違った場所に訪問してしまうミスを防げるようになりました。
クロスログは訪問先住所を複数登録でき、その都度任意に選択することができます。同じ患者さんでも自宅ではなく、法人内外の看護小規模多機能事業所のケースがありますが、正しい訪問先を登録することで、現場は迷うことなくスムーズに訪問できます。

また、往診調整もスムーズになりました。
院内の看護師リーダーが司令塔となり日中の調整を行なっておりますが、「CrossLog Tracker現在地共有アプリ」を使うことで各ルートの訪問状況が分かり、状況に応じて往診調整ができるようになっています。

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Q. クロスログでよく活用している機能はありますか。

西元様：

患者さんや訪問に関わる情報が視覚的に把握できるよう、様々な工夫をしています。
具体的には、次回予定が確定した予定には色をつけており、前日10時以降の直前の変更はさらに色分けすることで、確定有無など予定の状況が一目で把握できます。

タグ機能では物品や患者さんの注意事項を管理していますが、診療系・事務系などカテゴリごとに色を分けており、重要なものは赤で表示するなど、スタッフ間で見落としがないよう工夫しています。このようにクロスログではカレンダー画面で様々な情報を視覚的に管理することができるので、自然と情報が集約できています。

また、当日の予定一覧を出力できる機能も便利で活用しています。
当院はビジネス街に拠点を構えている関係からタクシーを利用していますが、運転手の方に訪問順番や住所を簡単に共有することができます。

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Q. 「予定お知らせ機能」もご利用いただいておりますが、どのような効果がありましたか。

ショートメールによる連絡で患者さんへの連絡対応がスムーズに

西元様：

以前は前日に30件ほど、1時間以上かけて電話をしていたのが、電話連絡を行っている患者さんに対して「予定お知らせ機能」を利用してショートメールでの連絡に置き換えることができました。現在は10件以下になり、かなりの時間削減につながっています。

患者さん側も想定以上にスムーズに受け入れてくださり、「むしろ助かる」と言ってくださった方もいました。電話が繋がらなかった場合の折り返しなどお互いの手間も減り、特にトラブルやクレームもなく運用できています。今後も継続して活用していきたいと思います。

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Q. 最後に今後の展望をお聞かせください。

久松先生：

これまでは地域のニーズに応じて、クリニックの規模拡大や介護事業所などの開設を進めてきました。今後も患者さんを受け入れ続けるためには、よりスムーズな管理体制が欠かせないと感じています。

クロスログの導入によってDXは進みましたが、まだ一部には紙を使った業務も残っています。 引き続きITツールを活用しながら、職員の業務負担を軽減し、より良い在宅医療の提供に繋げていきたいと考えています。

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