定期訪問のスケジュール作成にかかる残業時間が削減！
月3～4日(一人当たり)の残業がなくなりました。

• エリア：千葉県浦安市
• 使用電子カルテ：モバカルネット
• 患者数：約600名 ※インタビュー時
  
  

	内容
導入前	電子カルテだけでスケジュール組み・管理をしており、月間の定期予定スケジュール組みで残業が多かった。
導入後	課題だった定期予定のスケジュール組みがかなり楽に。月の残業時間の削減に繋がった。

千葉県浦安市にて外来と訪問診療を行っている医療法人社団祐希会ひまわりクリニック様。
今回は事務長の小山様と看護師で予定作成担当の中嶋様にお話しを伺いました。

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Q. まずは貴院についてお話ください。

－「人に寄り添う医療の提供」を理念に、患者さん・ご家族に最期まで寄り添う －

当院は訪問診療と外来診療を行っております。外来は火曜日の午後と木曜・金曜の午前の週3日です。
訪問診療の患者さんだけで、600名ほど(居宅6割、施設4割）いらっしゃいます。
外来から訪問診療に移行する患者さんや、訪問診療から状態が良くなったため外来（通院）に移行する患者さんもいらっしゃいます。 その時の状況によって、診療方針を患者さんに選択してもらっています。
現在、外来は週3日しか診療してしませんが連日診療を行えたらいいな、という希望はあります。
また当院は、お看取りが多く「さいごまで自宅で診てくれるいいお医者さん 完全保存版 ２０２４年版 在宅医療ガイド」では千葉県で第7位の件数でした。

当院は依頼が入ってからのスピード感が他院とは少し違うと思っています。
初回訪問が時と場合によって、依頼日の当日に行くこともあります。初回の往診がかなり早いことが特徴です。

●往診車とは別に小回りが利く小型電気自動車もあり！ご契約時や初診などスピーディに対応しています。

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Q. これまでの予定管理方法と課題を教えてください。

－電子カルテだけでスケジュール組み・管理をしていた－

スケジュール作成と管理は電子カルテ（モバカルネット）だけで行っていました。
当院では、毎月20日以降から翌々月のスケジュール組みを始めます。カルテ内で作成された予定をコピーしてスケジュールを作りますが、コピーした予定を元に戻す作業がとても大変でした。
コピーして作られた予定は、元々の定期訪問予定から変更されている事が多々あります。
そのため、

1. 変更された患者さんを探す
2. オリジナルの定期予定に戻す、抜け漏れのチェック
3. 患者さんのNGスケジュールを確認してスケジュールを調整する
4. スタッフのシフトを調整する

この工程でスケジュール作成をしていましたが「１．変更された患者さんを探す」作業がとても大変でした。
本来の看護師の業務があるため診療後にスケジュール組みをしていましたが、患者さんの都合や祝日などでバラバラになった定期予定を元に戻すだけでも、月3～4日は残業して作業していました。
その作業の手間をどうにかしたい、ずっと思っていた課題です。

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Q. CrossLog導入の決め手となったのは？

－ クロスログユーザーへの訪問 －

最初のきっかけは展示会です。
ただその時は「今のやり方でもどうにかできる」と思っており、クロスログの導入は検討していませんでした。
しかし、患者さんも増加の一方でスケジュール組みの負担も増す一方でした。

そのような課題を抱えていた時に、すでにクロスログを導入しているクリニックへ訪問する機会がありました。そこでクロスログの使用感を聞き「やっぱりクロスログを導入してみよう」と思ったのです。
そちらのクリニックで、スケジュール管理の大変さから退職者がでてしまった、という話を聞いて焦燥感に駆られてしまいました。 そして、再度クロスログのデモを聞いて導入を決意したのです。

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Q. クロスログ導入後の変化について。

－　月３～４日かけていた作業がなくなった　－

最初の「変更された患者さんを探す」工程がなくなりました。 スケジュール作成時の最大の課題が、すぐに解決できました。
月の3～4日の残業時間をかけて行っていた作業がなくなったのです。 すでに定期訪問のスケジュールが完成されているため、後は祝日や微調整だけを考えればスケジュール作成が完了します。

スケジュール作成業務を始める時に、すぐに取り掛かれる状態になっていることがよかったです。 本来の業務は看護師なので、訪問後に「変更された患者さんを探す」作業は本当に大変でした。

■クロスログで活用している機能：予定の「繰り返し」機能
クロスログでは予定を作成する時、定期予定は「繰り返し」の設定ができます。
「繰り返し」予定は回数制限なく登録した予定が恒常的に作成され、予定登録の抜け漏れを防止できます。

例）第2・4火曜日の定期訪問の作成方法（※実際のクリニック様の画面ではありません）

クロスログでは定期訪問の予定だけを管理していますが、こちらの機能だけでも十分に満足しています。
毎日新患が入りますが初診は電子カルテに直接入力をして、定期訪問の予定が決まってクロスログに予定を入力しています。
定期訪問のスケジュール管理だけでも楽になりました。

あと、最近リリースされた週表示(時間軸)の機能はとても便利だと思いました。
ドラッグ＆ドロップ操作も可能だし、これまでの登録方法では登録ミスもあったので、この機能ではそれを防ぐことができます。

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Q. 今後クロスログに求めることは何でしょうか。

電子カルテに入力した予定が相互同期できればいいな、と思いました。
新患の初診は電子カルテだけに登録しているため、相互同期でCrossLogにもカルテに登録した予定が同期されれば、もっとクロスログを活用できます。

定期予定のスケジュール組みに課題を抱えていたひまわりクリニック様。 クロスログの導入により、ピンポイントでその課題を解決することができました。
お忙しい中インタビューを受けていただき、誠にありがとうございました。