属人管理からの脱却。スケジュールとエリアの可視化で、業務と算定率を大幅に改善！

宮城県仙台市の住宅街にある 医療法人松田会 松田病院様。
今回は事務長の金田圭悟様にお話しを伺いました。

	クロスログ導入による変化
導入前	属人管理が続いていたため担当者の急な不在で業務トラブル発生。非効率なルートや他サービスとも重複し、体制の見直しが急務となっていた。
導入後	誰でも管理できる体制になり対応スピードが向上。さらに訪問エリアの再検討により算定率が改善し、医療の質と経営の両立を実現。

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まずは貴院についてお聞かせください。

当院は1982年に松田医院として開院し、44年目を迎えました。現在は医療法人松田会として、仙台市内に病院3カ所、クリニック6カ所、介護老人保健施設3カ所を展開し、その他に訪問介護や訪問看護、小規模多機能型居宅介護などを含む42カ所で医療介護サービスを提供しています。

訪問診療は2016年から開始しており、現在は専従医2名、専任看護師1名、事務員5名という体制で行っています。患者さんは法人内からの紹介が8割以上を占めております。

当院は病院として病床を持っているので、急変時など何かあった際に受け入れが可能であることが大きな強みです。また、同じ建物内に訪問看護ステーションや居宅介護支援事業所が併設されているので、患者さんに関する情報共有など素早い対応も可能です。ワンオペレーションで地域包括ケアを支える基盤拠点になっています。

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クロスログ導入前のスケジュール管理方法と課題を教えてください。

長年続いた属人管理により、担当者不在でトラブル発生する事態に

以前は、訪問診療の立ち上げ当初からのスタッフによる属人管理が長く続いていました。エクセルで訪問スケジュールを作成し、自身のパソコン内フォルダに保存し、更新のたびに部署内へ差し替え掲示するという運用をしていました。

あるとき、担当者が急遽休むことになり、私がピンチヒッターで業務を引き続くことになりました。ところが、他のスタッフに手順が共有されておらず、これは非常に大変でまずいと率直に感じたのを覚えています。その後は非効率なルートや関連サービスの時間と重複してしまうなどトラブルが続いてしまいました。

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業務を引き継いで早々に導入を決断されたそうですね。

すぐに改善しなければまずいと感じたので、業務を引き継いでから2〜3カ月ほどでシステム移行の検討と情報収集を開始しました。ちょうど、訪問診療クリニックを見学させていただく機会があり、そこでクロスログを紹介していただいたのが出会いのきっかけです。

Googleカレンダーの活用も検討しましたが、患者情報のマスター管理ができない点や、訪問診療ならではの配慮すべき情報を十分に管理できないと感じて、医療専用のシステムであるクロスログの導入を決断しました。

新しいシステムを導入する際は現場の抵抗感はゼロではありませんが、クロスログはわずか1ヶ月ほどで完全に移行することができました。トップダウンによるものではなく、私自身がスケジュール担当としてスタッフと伴走しながら進めたことも大きかったと思います。

また、クロスログはこれまでエクセルで作成していた予定表を同じような形式で出力できるので、従来のオペレーションを一気に変えずに進めることができました。結果として大きな反発もなく、「手放せない」となるまで時間はかかりませんでした。

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クロスログ導入後はどのような変化がありましたか。

訪問診療に特化した機能により、対応スピードや業務効率が向上

最大の成果は、特定のスタッフしかできなかったスケジュール管理が、誰でも管理できる状態になったことです。現在は連絡を受けたスタッフがその場でスケジュール調整を行い、外出先からもスマートフォンで確認できるので、対応スピードが向上しました。法人内の訪問看護や小多機もクロスログが閲覧できるよう共有しているので、情報の見える化も進みました。

また、訪問診療に特化した機能が多くあるので、様々な業務が効率化されました。 「ルート自動作成機能」や他サービスとの重複を防ぐ「NGスケジュール機能」、重要情報を管理できる「タグ機能」は便利で活用しています。

コロナワクチン接種のときは、複数回接種の履歴管理が必要でしたが、それらをタグで可視化できたので、管理が非常にスムーズでした。その他にもマイナ同意などクリアすべきタスクをタグに登録し、訪問予定とセットで確認できる点も便利です。訪問診療ならではの細かな配慮にも対応できるようになりました。

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導入後、新たな課題も見えたそうですね。

患者分布の可視化で、非効率な診療やルートの課題が浮き彫りに

導入後、特にインパクトが大きかったのがマップ機能です。患者さんの分布が可視化され、エリアのばらつきや非効率な移動が一目で分かるようになりました。

以前は、土地勘のあるスタッフの感覚による管理だったので、片道1時間以上の移動や、緊急往診による長時間移動が発生することがありました。効率や診療単価、医療の質という観点から、訪問エリアの再検討が必要だと感じました。

患者さんの状態や往診依頼の頻度などをモニタリングしながら、きめ細やかな対応が必要な方と、状態が安定している方を適切に棲み分けるなど整理していきました。 その結果、在医総／施医総（月２回）の算定率は20％から69％へと大幅に向上しました。

移動距離も効率化されて急な依頼にも柔軟に対応できるようになったので、医療の質と経営の両立が実現できています。

患者分布イメージ

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最後に今後の展望をお聞かせください。

訪問エリアの整理が進んだので、次のテーマは「医師ごとのエリア最適化」です。オンライン診療を取り入れるなどICT活用も進めて、さらに生産性を高めていきたいと考えています。

私たちは地域に根差した病院です。訪問診療の一翼を担う存在として、きめ細やかな診療を続けながら、法人全体で医療から介護まで切れ目のない安心を今後も提供していきたいと思います。

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