医療法人ザイタック ももたろう往診クリニック
初診から往診まで迷わず訪問できる体制を実現！レポート機能でデータ活用と営業活動も効率化した秘訣
岡山県岡山市に拠点を構える ももたろう往診クリニック様。
今回は院長の小森栄作先生、看護主任の杉山夕香里様、事務長の瀬戸川由美香様にお話を伺いました。
| クロスログ導入による変化 | |
|---|---|
| 導入前 | スケジュールや患者情報が分散しており、外出先での確認に手間がかかっていた。 |
| 導入後 | 一元管理で訪問や業務がスムーズに。レポート活用により営業や連携活動も効率化。 |
Q.まずは貴院についてお聞かせください。
小森先生：
当院は、2010年に岡山県岡山市内で初めての在宅医療専門クリニックとして開業しました。今年で15年目を迎え、現在は340〜350名ほどの患者さんを診ております。スタッフは常勤医3名、非常勤医6名、看護師や事務含めて全体で約20名体制となりました。
当院の使命は「在宅療養の不安を安心と喜びに変えて、『家で生きる』を支える」です。地元である岡山市で地域に根差した医療を提供し、患者さんやご家族が自宅で安心して暮らせる環境をつくることを目指しています。
Q. 以前はどのような課題がありましたか。
スケジュールが把握がしづらく、情報共有や管理体制が非効率だった
杉山様：
以前は、患者さんの一覧をエクセルで管理し、その内容を元にスケジュール作成、電子カルテのカレンダーに手作業で登録して管理していました。当時の電子カルテは外出先からは見ることができず、往診など予定変更が入るとその都度電話で連絡を取る必要がありました。往診患者さんの住所も口頭で確認を取っており、振り返ると非効率なことが多くありました。
小森先生：
電子カルテのスケジュールは医師別に一覧表示ができなかったので、自分がその日に何件訪問するのか、どのルートで回るのかを直感的に把握しづらかったです。
また、分かりづらさから、すでに予定が入っているにも関わらず別予定が重複して入ってしまうこともあり、この点も課題でした。
Q. クロスログを導入してどう変化しましたか。
スケジュールや患者情報の一元管理で現場ストレスが解消
杉山様：
スケジュールの把握が非常にしやすくなりました。
医師ごと、ルートごとに切り替えて確認できるのはもちろんのこと、予定種別や患者さんの状態がひと目で分かるカレンダー表示になっているので助かっています。外出先でもスマートフォンから確認できるため、往診が入った際には、院内の事務スタッフが登録してくれた情報をリアルタイムですぐに確認できるようになりました。
以前は、多職種の連絡先や情報も医師のカルテ用PCからしか閲覧できず、わざわざ聞く必要がありましたが、現在はクロスログに集約されており、スマートフォンからワンタップで電話をかけることができます。
スケジュールをはじめ、様々な情報の確認の手間が無くなり、現場でのストレスが非常に減ったと感じています。
また、これまでは会議など診療以外のスケジュールは別のツールで管理していましたが、現在はそれらも含めてクロスログで一元管理するようにしています。カルテと違い、患者さんに紐づかないスケジュールも管理できるので、書類作成などタスク管理においても活用でき、日々の業務全体が見通すことができるようになりました。
Q. 便利な機能や活用方法を教えてください。
杉山様：
当院では「写真機能」を積極的に活用しています。患者さん宅の外観や駐車位置がすぐ分かるよう、初診前の契約時にスタッフが写真を撮影する運用にしています。初診当日から迷うことなく訪問でき、患者さんの安心感にも繋がっています。
また、予定メモには、診療前に受けた電話内容や前回診療時の申し送り事項を登録しています。当日、注意すべきことをぱっと見て把握できるので落ち着いて対応できます。メモは定型文から登録できるので入力の負担も少ないです。情報伝達のミスが起きた場合は、その都度定型文の内容を見直し、運用ルールを柔軟にアップデートしています。
導入以降、日々運用を試行錯誤してきましたが、今ではクロスログを見れば患者さんのあらゆる情報が分かり、そのまま診療に行ける状態が整っています。
＊予定メモ機能の使用イメージ
Q. クロスログレポートの使い勝手はいかがでしょうか。
データ活用で営業から連携業務まで幅広く業務改善
瀬戸川様：
患者数や診療件数の増減、医師ごとに診療の偏りがないかの確認・調整で活用しています。以前は電子カルテからデータを抽出して手作業で集計していたので、リアルタイムでの把握は難しく、入力の手間や転記ミスも発生していました。
今では必要なデータをすぐに確認できるようになり、さらにどの関連事業所から紹介があったかも登録できるため、日々の運営管理だけでなく営業活動にも役立っています。データを活用したいと思ったときに、欲しい情報がすぐに出せるのは便利です。
レポート内のマップ機能では、診療中の患者さんだけでなく、紹介を受けた時点で登録した初診前の患者さんも表示できます。近隣の患者さんと照らし合わせながら、初診のルート調整に活用しています。また、関連事業所もマップ上に重ねて表示できるため、薬局が決まっていない患者さんに近隣の薬局を紹介するなど連携もスムーズになりました。
データを扱う経営層や医事課だけでなく、今では診療スタッフもレポートの活用を広げています。
Q. 最後に今後の展望をお聞かせください。
小森先生：
重症度が高く、対応が難しい患者さんは年々増えていますが、そうした方々も積極的に受け入れ、地域の最後のとりでとして在宅医療を支えていきたいと考えています。
これからも岡山という地域にしっかり根ざしながら、一人ひとりの患者さんに向き合う医療を続けていく、そのための基盤として、クロスログは欠かせない存在になっています。
インタビューにご協力いただいたクリニック
■ 住所
〒700-0924 岡山県岡山市北区大元1丁目1番29号
■ HP
https://momotaroclinic.jp/