特定医療法人 新生病院
スケジュールから紹介管理まで一元化！訪問診療の効率化と業務標準化をクロスログで実現
長野県北部の小布施町にある 特定医療法人 新生病院様。
今回は法人看護局 副部長の久保 裕樹 様にお話しを伺いました。
| クロスログ導入による変化 | |
|---|---|
| 導入前 | アナログや汎用ツールによる管理で、訪問診療の複雑な調整に対応できず、予定漏れや属人化が起きていた。 |
| 導入後 | スケジュールや情報の一元化で日々の業務を標準化。紹介管理の強化により関係構築・新規紹介数の増加にも繋がった。 |
Q.まずは貴院についてお聞かせください。
当院は長野県にある155床のケアミックス病院です。入院・外来診療に加えて、訪問診療、訪問看護、訪問リハビリテーション、通所リハビリテーションまで、地域の中で切れ目のない医療とケアを提供しています。「日本でいちばん病院らしくない病院」をビジョンに掲げ、医療機関として完結するのではなく、地域や暮らしと繋がる医療サービスを大切にしています。
訪問診療では現在約550名の患者さんを診ており、医師9名、看護師6名、事務2名の体制で運営しています。原則は半径16km圏内を中心に訪問していますが、近隣に終末期ケアに対応できる医師がいない場合などは、距離に関わらず積極的に訪問しています。
入院機能があるため、緩和ケアへの対応や、嚥下訓練など摂食機能への介入にも力を入れています。高齢者救急に依存せず、地域で継続的に支えられる体制を目指しています。
Q. クロスログ導入前のスケジュール管理方法と課題を教えてください。
訪問診療特有の複雑な管理が、ホワイトボードや汎用ツールでは解決できなかった。
最初はホワイトボードでスケジュール管理をしていました。
ホワイトボードは、誰がいつ変更したのか分からず、マグネットが知らないうちに落ちてしまうことがありました。スケジュール以外の情報を付箋でも足していくうちに煩雑になり、3レーンで限界を感じてGoogleカレンダーに移行しました。
Googleカレンダーは比較的扱いやすいカレンダーツールではありますが、医師ごとにカレンダーを分けていたため、医師の変更操作などが難しく調整のしづらさがありました。訪問診療ならではの細かな調整ができず、繰り返し予定がずれてしまったり、予定漏れが発生しやすかったりと、ホワイトボード管理とは別の課題が出てきてしまいました。
また、当時はスプレッドシートで予定一覧や患者さんにお渡しする予定表も手作業で作成していたので、事務スタッフの作業負担は大きかったと思います。
Q. クロスログを導入してどう変化しましたか。
訪問診療特有の細かな調整が可能に。情報の一元化で誰でも対応できる体制へ。
大きな変化は、スケジュール作業の効率化と業務の標準化です。
クロスログは細やかな調整ができ、訪問診療ならではのルートや同行者情報なども扱えるので、スケジュール管理作業が楽になりました。また、これまでは患者さんや訪問に関する情報が分散しており、その都度確認や転記が必要でしたが、クロスログ上に集約できるようになりました。
事務スタッフの作業負担となっていた、予定表などもクロスログから出力できるので資料作成の負担も大きく削減できています。さらに訪問レーンとは別で事務レーンも立てることができるので、訪問以外の業務や勤怠情報なども予定として登録し、業務の割り振りがしやすくなりました。
あらゆる情報や業務が集約され、属人化していた業務が整理されたことで、業務の標準化にも繋がっています。
Q. クロスログの運用においての工夫はありますか。
クロスログはスタッフごとに権限付与ができるので、当院では看護師・スケジュール担当がスケジュール調整できるようにしており、医師は基本的に閲覧のみという運用をしています。医師個人による個別最適になりすぎず、患者さんとの相性や診療科特性（がん・非がん）、地域のバランスなどを考慮した調整ができるような体制にしています。
患者さんの特性については、タグや申し送り機能を活用しています。処方状況やマイナ保険証の対応状況など事務的な内容はタグに登録しており、重要な情報としてすぐに把握できるようにしています。その他の物品や患者さんの情報は申し送りに登録していますが、クロスログでは訪問する患者さんだけの申し送りを一覧で見ることができ、予定一覧の出力にも表示できるので、確認作業がスムーズで便利です。
こうした設計やタグ、申し送りなどの使い分けを工夫することで、クロスログを当院の運用に合わせて使いこなすことができています。
クロスログのカレンダー使用イメージ
Q. クロスログレポートはどのように活用されていますか。
紹介元の一元管理により、迅速な連携・紹介受入数の増加に成功。
当院では途中から「クロスログ レポート」も導入しました。
患者数や訪問数などメインの集計機能はもちろんですが、特に渉外活動・紹介管理で効果を発揮しております。紹介から初診が始まるまでの情報をクロスログレポートで一元管理していますが、電話対応や日々の渉外活動で得た情報をスタッフそれぞれが随時登録しています。契約状況やどの段階で止まっているのかなど、進捗確認に取られる時間が減り、紹介元への対応でお待たせしてしまうケースも減っています。
また、紹介元を病院・クリニック・施設などで分類し、レポート上で統計的に確認できるのも非常に助かっています。単に件数を追うだけでなく、関係構築のための状況確認や、紹介元ごとの課題・ニーズを把握するきっかけとしても活用できています。これにより、新規紹介元からの紹介が16件純増するなど成果にも繋がりました。
クロスログレポートの紹介管理
Q. クロスログはどのような医療機関におすすめですか。
最近は診療や業務を楽にするDXツールがたくさん出ていますが、訪問診療においては「スケジュールが一番の肝」だと思っています。少しでもスケジュール管理に困りごとがあるのであれば、他の業務改善よりも優先して取り組むべきだと考えています。
クロスログは実際に使ってみると費用面以上の投資対効果を十分に感じられたので、ある程度患者さんがいる医療機関であれば、ぜひ試していただきたいサービスだと思います。
在宅診療科・在宅医療担当看護師／事務（訪問診療同行スタッフ）のスタッフの皆様
