今回お話をお伺いしたのは、医療法人社団絆渡会 仙川の杜デンタルクリニック様です。クロスログを導入した経緯や、その効果について、原田様、松本様のお二人にお伺いしました。

手書きの訪問予定管理は手間がかかり、共有できないことが課題だった

Q. まずは簡単に貴院のご紹介をお願いします

松本：当院は、東京都調布市にある歯科クリニックで、ひと月に約400名ほどの患者さんを診察しています。特に訪問診療に力を入れており、ご高齢の患者さんが多いのが特徴です。現在は中野区から府中市などのエリアに対応していますが、これからさらに訪問エリアを拡大していきたいと考えています。

Q. CrossLogを導入する前にはどのような課題がありましたか？

松本：導入する前は、空欄のスケジュール表をExcelで作成し印刷したものに手書きで予定を書き込んでいました。訪問診療の予定を組むときは、そこに患者さんの名前と時間を書いて、修正があれば修正液で消して直すという作業をしていたんです。そうした手書きの作業による手間と時間がかかっていました。

また、紙のスケジュール表は先生ごとに作成していたので、他の先生の予定を共有できないことも課題でした。例えばA先生が患者さんのお宅で診療して、次回はスケジュールが合わないのでB先生にお願いしたいということがあっても、B先生の予定をその場ですぐ確認して調整することはできません。そのため、スケジュール管理の属人化を防ぎ、スタッフ間で共有できるようにしたいと考えました。

導入の決め手はスケジュール管理のしやすさと安全性

Q. CrossLogを知ったきっかけは何ですか？

原田：スケジュールを共有するために、紙に書いてるものをExcelに入力してから配るといった話も出ましたが、もっといい方法があるのではないかとスケジュール共有のためのツールを探していた時に見つけたのがCrossLogでした。

Q. CrossLogを導入した決め手について教えてください

原田：例えば レセコンに紐づいてるスケジュール管理ツールもありますが、種類が少なく、機能も基本的には外来向けに作られています。また、電子カルテのようなものは高額だったり、レセコンも変更する必要があったりと、求めているものとは違うと感じました。

無料で使えるカレンダーアプリを使う方法もありますが、セキュリティが心配なのであまり情報を書き込むことはできません。

スケジュール管理に特化しセキュリティも万全なクロスログは、まさに当院が求めていたツールでした。

Q. 導入される際に工夫した点はありますか？

松本：使い慣れている紙のスケジュール表からスマホでのスケジュール管理に変えるとなると、最初はスタッフも戸惑いがあったようです。

そのため、まず心掛けたのはスタッフに実際に使ってみてもらい、使いやすさを実感してもらうことです。「 紙に書いていたものをスマホにするだけ」「操作方法が分かりやすいから難しくない」ということを実感してもらうことで抵抗感がなくなり、結果的にはスムーズに導入することができました。

CrossLog導入で効率的なスケジュール作成、情報共有が可能に

Q. CrossLogを導入した結果について教えてください

原田：周辺業務を効率化し本来の診療業務の時間を作るというクロスログの理念や機能は、思っていた通り当院で求めていたものに非常にマッチしていました。

パソコンやスマホでスケジュール表に入力できるようになり、手書きの作業から解放されたのは大きな変化です。また、スタッフ間で情報を共有できるようになったので、スケジュールの調整もスムーズになり助かっています。

※画像はイメージです

松本：「Google Mapsとの連携」や「電話発信」の機能もとても便利ですね。

以前は、訪問エリアの地理に詳しくないスタッフが訪問ルートを作成することもあり、所要時間が分からず質問を受けることもありました。クロスログならGoogle Mapsと連携していることで移動経路や所要時間がすぐにわかるので、効率的にルートを作成できるようになりました。

※画像はイメージです

また、患者さんや関連施設の電話番号も登録しておけば、電話をかけるときもクロスログから簡単に発信することができます。今まで患者さんの一覧表をめくりながら電話番号を確認していた手間がなくなり、とても便利に使っています。

Q. そのほかに意外な効果はありましたか？

原田：基本的な機能以外にも、歯科衛生士のスタッフたちが自主的に使い方を工夫し始めたことはとても面白いなと感じています。

例えば、肝臓に疾患がある方、肝炎の既往がある方などに「タグ」の機能を使って印をつけておくことで感染対策を入念にしたり、患者さん宅に訪問するときの駐車場所などを写真に撮って登録しておいたりといった活用方法など、積極的にクロスログを使いこなしていますね。

クロスログは操作がシンプルで直感的に使いやすいので、そうしたアイデアが生まれるのだろうと思います。

Q. 今後CrossLogへ期待することはありますか？

原田：そもそものツールが優れているだけでなく「こんな機能が欲しい」というリクエストにもすぐに応えてくれて助かっているので、これからもそうしたレスポンスの速さに期待をしています。今後、さらに訪問エリアを拡大する予定なので、クロスログをますます活用していきたいです。