全国の拠点でスケジュール管理がスムーズに！電子カルテ連携で本来の業務により注力できる環境へ

九州を中心に全国11ヶ所で在宅療養支援診療所を展開する 医療法人徳隣会 つつみクリニック様。
今回は理事長の堤光太郎先生、スケジュール管理や診療業務の効率化を担当されている看護師の佐竹布美代様にお話しを伺いました。

	クロスログ導入による変化
導入前	二重登録や手作業によるスケジュール管理で看護業務に集中できない環境
導入後	複数拠点の管理が効率化、カルテ連携で二重登録など手間が大幅削減

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Q.まずは貴院についてお聞かせください。

当院は2014年に佐賀県鳥栖市にて開業し、2年後の2016年からは福岡県の博多区、その後は東京都、愛知県にも展開し、現在では全国11ヶ所で訪問診療を行っています。

特色として、幅広い診療科目に対応しており、放射線技師・臨床検査技師・ケアマネージャー・理学療法士・言語聴覚士・管理栄養士といった専門家も多く所属しているので、患者さんの様々な状況に臨機応変に対応できるのが強みです。
また、専門診療科が存在しない拠点でも、他拠点とのオンライン連携で対応できるので、ワンストップで医療を提供できる体制が整っています。

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Q. これまでのスケジュール管理方法と課題を教えてください。

スケジュール管理に時間がかかり、看護業務に集中できない環境だった

以前は電子カルテ（モバカルネット）とExcelでスケジュール管理を行っていました。 Excelで作成したスケジュールを電子カルテに手作業で登録していましたが、入力情報に誤りがないかのチェックに多くの時間を割いており、ミスがあってはらないないので、とても神経を使う作業でした。

スケジュールを組む作業は非常に重要ですが、介護保険や医療保険の仕組みや、患者さんの状態などを理解している必要があるため、看護師による管理となっていました。緊急で診る必要のある重篤な患者さんの往診が入ることも多く、その際は急遽スケジュールを手作業で組み替える必要もありました。

こうした作業は煩雑で大変であると同時に、アウトソースもできないので、クリニック内に専任の担当者を置かざるを得ませんでした。看護師として訪問看護を志して「患者さんに寄り添いたい」という想いがあるにも関わらず、スケジュール作成に時間を取られてしまっているという状況が悩ましく、ずっと何とかしたいと考えていました。

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Q. クロスログを導入してどう変化しましたか。

複数拠点での導入で効果大、カルテ連携で二重登録も不要に

スケジュールの作業時間が大幅に削減できました。 作業時間だけでなく、訪問ルートの最適化によって移動時間の削減、さらに複数拠点あるので削減効果は数倍と非常に大きな導入効果です。 訪問のコースを間違えてしまうと従業員の勤務時間が長くなって残業も発生してしまいますが、これらも防ぐことができるので、人件費など経営の面から見ても導入して良かったと思います。

モバカルネットとも連携しており、ボタンひとつで即時にデータを取り込むことができるので二重チェックの必要もなくなりました。また、これまでの管理では実現できなかった「NGスケジュールの登録」「拠点を横断したスケジュールの一括表示」「Excelへの落とし込み」といった機能もあるので、より多角的な管理と効率化が実現しています。 空いた時間を別の業務に使うことができるので気持ちがとても楽になりました。

訪問をしている医師や看護師からも「外出先からスケジュール確認ができて便利」との声も届いています。最近入職したスタッフは、まだ周辺の施設などにあまり詳しくはないですが「クロスログを使えば訪問先のルートがわかってスムーズに動ける」と好評で、色んなスタッフで活用が広がっています。

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Q. クロスログの便利な機能や活用方法を教えてください。

当院は診療科目が多くあるので、タグを使用して可視化しています。カレンダー上でぱっと見て分かるので、スケジュール調整するときにとても便利です。

また、CrossLog Tracker（現在地共有アプリ）を九州の拠点で使用しています。本院のモニターにマップ画面を常に表示しているので、いつでも状況がわかり、急な往診依頼などもスムーズに調整できます。 鳥栖院と久留米院は隣接しているエリアで、職員が横断して連携することがあります。CrossLog Trackerは複数の拠点を表示することができるので、「他拠点の職員を動かせないか？」「どのくらいの移動時間で対応できそうか？」などの判断がすぐに出来るようになりました。

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Q. クロスログチャット（ベータ版）は使ってみていかがでしょうか。

クロスログチャットで多職種への予定共有ができると聞いて早速使用してみましたが、非常に画期的と感じました。共有を受け取る側はQRコードを読み込めばタブレットなどですぐ確認できるので、迷わず使えると思います。

当院では、連携しているすべての施設や関連事業所に毎月予定表を郵送しています。印刷・封入作業を複数人で行っていますが、それでも3〜4時間ほどかかっています。 以前は予定表自体の作成も必要でしたが、クロスログ導入後は自動作成できるので負担が大きく軽減されました。そこに加えて、システム上で直接予定を共有できるのは本当にありがたいですね。 紙代に加えて郵送代も年々上がっており、そろそろ何とかしたいと考えていたところなので、これを機に徐々に運用を切り替えていきたいと思います。

今後は予定以外にも医師の勤務状況、さらにケアマネさんからいただくNGスケジュール情報（サービス提供票）なども共有できるとより便利になると思います。クロスログはカルテのように患者さんの機密情報は扱わないので、安心して使える「連携の軸」となるツールとして活用の幅が広がることを期待しています。

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Q. 最後に今後の展望をお聞かせください。

今後も高齢者の増加が見込まれるので、引き続き法人内で切れ目なく地域医療を支えていきたいと考えています。
遠方の拠点の状況も把握できる体制が整ったため、ITツールを活用してさらに業務の効率化を図っていく予定です。また、法人内の渉外体制の見直しも進めており、クロスログはその点でも有用なツールです。診療だけでなく渉外とも連携しながら、より多くの患者さんを受け入れていきたいと思っております。

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(参考) スケジュール担当者へのヒアリングに基づき作成した分析シート

クロスログ導入後はひと月あたり8.8日分の作業時間の削減効果！