訪問診療の患者数1,000名を超える眼科ユーザー様。課題は”情報の共有”でした。

• エリア：関東エリア
• 複数の事業所あり（外来と訪問診療あり）
• 患者数：1,000名以上（事業所合計） ※インタビュー時

導入前後	内容
導入前の管理方法	紙による管理、情報の共有ができず他のスタッフはスケジュールを把握できなかった
導入後の変化	訪問診療部門だけでなく、他部門でもスケジュールを共有することができた

関東エリアで訪問診療を行う眼科ユーザー様。
複数の事業所があり患者数が1,000名を超えるこちらの医院で、スケジュール管理を担当している事務スタッフの方にお話しを伺いました。

CrossLog導入以前のスケジュール管理方法

担当者による作成、紙での管理とすべてアナログだった

クロスログ導入前はすべて紙での管理でした。

その日訪問する受診者リストや1日のスケジュール、月間スケジュールを紙で作成していました。 ドライバーがその予定表を作成しており、当日に担当ドライバーが訪問医師に持って行くという流れです。
ドライバー個人の裁量が大きく、ドライバーと訪問医師だけの関係性だったため、全体の把握や他のスタッフにはスケジュール管理の共有ができないことが一番の課題でした。
また、数名のドライバーがいるがそれぞれに予定表を作成していたため、フォーマットの統一もありません。 そのため見た目が個人によって変わることにも不便さを感じていました。

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導入の決め手

融通の利く”繰り返し機能”

スケジュールの共有をどうするのか、という課題解決のためクロスログ以外にも検討したツールがありました。
しかし、どのツールも内科に対応した機能が多く、眼科には適していませんでした。 内科の定期診療は月2回など1ヶ月単位での繰り返しが多い中、クロスログだけが繰り返し機能に融通が利きます。4ヶ月ごとに訪問しているうちではクロスログが一番使いやすいと感じました。

（導入してすぐの操作については？）
すぐに慣れました。使いやすかったです。見た目もわかりやすく、特に問題なくスムーズに導入することができました。

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導入後の変化

一番の課題だった”全体への共有”がすぐに解決

まずは紙での管理がなくなりました。

また、これまでは本院と訪問診療部門だけのやり取りであったが、今では分院や他部門でもスケジュールを共有することができます。
クロスログを導入したことで、訪問診療に関わるスタッフだけでなく、全体で予定を共有し把握することができるようになりました。
カルテの準備や伝言などもクロスログでできるため、事前準備の効率化やクリニック間の連携も以前とは格段に違います。

他にも変化があります
これまで紙を手渡ししていたためクリニックに行く時間や状況にも気を使っていました。直接訪問スケジュールの説明をしていたので、ドライバーと訪問医師のお互いが合う時間を作ることに苦労していました。
しかし、今では自分のタイミングで確認することができます。お互いに気を使わずにすむため、時間を有効的に活用することができるようになりました。

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メモ機能や患者タグを活用した、他院間の情報共有

訪問診療の管理を他院に移動させることになった時のことです。カルテが別の場所にありましたがクロスログでスケジュールが共有ができているので、移動後の準備作業もスムーズに行うことができました。
現在は患者様1名に対して2ヵ所にカルテがある状態です。電子カルテを他院同士では見れない状況のため、必要な情報はクロスログで管理しています。
別部門のスタッフにも状況がわかるように、「その他予定」に当日の必要な情報を入力し予定のトップに残したり、メモ機能に”この患者様の準備は完了している”などがわかるように共通認識のある印を入力したりしています。

また、次回の診療は4ヶ月先になるため患者タグを使用し、次回訪問月をわかりやすくしています。

場所が離れていても、CrossLogを活用することで情報の共有を行っています。

※画像はイメージです

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今後クロスログに求めること

内科と違って4ヶ月に1回の訪問頻度のため、広い周期でチェックする機能が欲しいです。

また、診療時間が15分と短いため、現場の手間を少しでも省けたらいいなと思います。言葉を入力すると時間がかかるため、スタンプのように使えるアイコンの種類を増やしてほしいです。

あと、日別出力の時にその日の件数が一目でわかるように、連番や合計人数なども出力されるともっと便利になると思います。

お忙しい中、インタビューにご協力いただき誠にありがとうございました。

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