スケジュールを超えて業務管理ツールとして活用。属人管理を脱却して全職員で業務を回せる仕組みへ。

宮崎県宮崎市にある 医療法人マナビヤ マナビヤ在宅クリニック様。
今回は、院長の迫田 哲平先生、看護師 中野様、事務 福島様にお話しを伺いました。

	クロスログ導入による変化
導入前	スケジュール管理が1人の看護師に依存しており心理的負担が大きかった。患者増加に伴い手作業による二重管理が限界を迎えていた。
導入後	情報の可視化により全職員でのスケジュール共有が可能となり、属人化から脱却。タスク管理やレポート機能の活用により、大幅な業務効率化を実現。

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まずは貴院についてお聞かせください。

迫田先生：
当院は2022年9月に開業した在宅医療専門のクリニックです。私は元々、病院勤務で外科医として働いていましたが、患者さんのご自宅での生活環境や状況に寄り添い、最後まで見届けたいという思いから、地元である宮崎で開業しました。 当時はまだ宮崎市に在宅医療専門クリニックが少なく、在宅医療の体制づくりが必要と感じたことも後押しとなりました。

宮崎はご家族が県外にお住まいで施設に入居している患者さんが多いエリアではありますが、「自宅に帰りたい」と願う患者さんやご家族のために、居宅の患者さんも積極的に受け入れています。現在では、地域でトップクラスの患者数を担うクリニックに成長しました。

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クロスログ導入前のスケジュール管理の課題をお聞かせください。

属人化したスケジュール管理で大きなプレッシャーに

看護師 中野様：
以前はスケジュール管理をすべて私が1人で抱えていました。電子カルテとエクセルを見比べながら抜け漏れがないように一覧を作成し、さらにそれを電子カルテへ入力するという二重作業が発生していました。また、場所を把握しきれていない患者さんの場合は、毎回Googleマップに住所を入力してルートを確認する必要があったので、この作業に膨大な時間がかかっていました。

患者数が200名を超えた頃から勤務時間内にスケジュールを作成することが難しい状況で、手作業による管理は限界と感じていました。患者数が多い中で、訪問の抜け漏れがあってはならないという大きなプレッシャーも負担になっていたので、この頃からやり方を変えなければいけないと考えるようになりました。

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クロスログ導入後はどのような変化がありましたか。

位置関係や情報の可視化で、誰でも直感的な予定調整が可能に

事務 福島様：
他のスタッフもクロスログを見て予定管理できるようになり、個人に依存しなくなったことが大きな変化です。現在は看護師から事務スタッフに業務を引き継いでおりますが、クロスログは空き状況や地図上で患者さんの位置関係がひと目で分かるので、予定調整が誰でも直感的にできるようになっています。 NGスケジュール機能で、デイサービスなどの予定も表示されるので、予定重複の防止にも繋がっています。

迫田先生：
クロスログは診療以外の予定や業務に関する情報共有としても機能しており、日々の業務の基盤になっています。 例えば、定期予定は事務スタッフが組んでくれますが、休日や夜間の緊急対応の記録や会議などの予定は医師自ら登録しており、役割分担しながら全職員で管理できる体制が整いました。 また、当院の運用に合わせて「緊急」や「オンライン診療」のアイコンを追加していただいたので、優先的に確認すべき情報が分かりやすく可視化されて非常に助かっています。

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クロスログの運用で工夫している点はありますか。

事務 福島様：
クロスログのカレンダーは工夫次第で使い方が広がるので、業務タスク管理としても活用しています。

◆医師への対応依頼一覧
施設や訪問看護からの報告事項については、カレンダー上に表示させている「対応依頼」レーンで一覧化しています。必要に応じて「電話診療」などのアイコンやメモを登録して、報告の詳細はカルテを見てもらう運用にしてます。クロスログからボタン一つでカルテに遷移できますし、優先すべき情報が可視化されるので、医師への依頼や対応漏れを防ぐことができています。

◆診察後の処方箋チェック
カレンダー上でステータス管理や色分けができるので、当院では診察後に医師が「訪問済み」にし、処方箋の処理状況に応じてカレンダーの色分けをする運用ルールを設けています。処方箋の発行が必要なものは事務スタッフが赤色し、処理が完了したら灰色にすることで、未処理の処方箋が一目で分かる仕組みにしています。

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クロスログ レポートの使い勝手はいかがでしょうか。

脱エクセルで紹介管理やレポート化もスムーズに

事務 福島様：
患者数の推移や月ごとの状況をすぐに確認できる点がとても便利です。
私は請求業務も担当しておりますが、新規患者さんを当月分だけ絞り込んで確認できるので、請求確認がスムーズになりました。

また、紹介管理もよく活用しています。以前はスケジュール管理と同様に、初診前の患者さんの管理はエクセルで行っていましたが、患者さんが増えるにつれて追いつかない状況になっていました。クロスログレポートでは紹介管理の専用機能があり、さらに登録情報が自動でレポート化されるので、どの事業所から紹介が多いかなどの分析も簡単に行えるようになりました。

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最後に今後の展望をお聞かせください。

迫田先生：
今後もあらゆる患者さんのニーズに対応できるよう、医師・看護師・事務といった全てのスタッフにおいて専門性を高めることを惜しまず、地域の方々から「困ったらマナビヤ在宅クリニックに」と頼っていただけるクリニックを目指していきたいと考えています。

最近では、院内のDX化やAI活用など、先進的な取り組みも積極的に進めております。 その中でクロスログはカイゼンのスピードが速く、API連携などにも柔軟に対応していただいているので、非常に重要な位置づけにあります。今後もICTをフル活用してさらなる業務効率化と医療の質向上に努めていきたいと思います。

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