質の高い診療のためにも、ツールを利用したスケジュール最適化が必要でした

Q. まずは簡単に貴院のご紹介をお願いします

おうちの診療所目黒は、東京都目黒区を中心に大田区・世田谷区・品川区の一部を対象診療区域としています。
ちょうど先日1周年を迎えたところで、現在医師は4名です。
それぞれの医師の専門が異なってるので、幅広い疾患に対応できるという点が特徴です。
小児在宅医療と透析を除き、あらゆる処置に対応しています。
現在の患者数は110人前後で、比較的がん末期などの重篤な方が多く、看取りもトータルで40件近くあります。

またもう一つの特徴として、当院は在宅医療の質を定義して、それを基に振り返りや改善をおこなっている点です。
入院や緊急往診などのイベントはできる限り少ない方が良いので、予防医療の観点から定期的に過去の緊急往診や救急搬送が適切だったかを振り返っています。
例えば転倒の発生に関してはデータを取っていて、どうすれば減らせるかといった対策を話し合ったりしています。
緊急往診が減ると売上が減ってしまうと思われるかも知れませんが、当直の負担を減らすことでより生産性の高いシステムが構築できると思っています。定期訪問で先手を打ち、適切な往診を行い健全な医療を提供していくことをめざしています。道のりはまだまだ長いですけどね(笑)

Q. CrossLog導入の経緯を教えてください

－ スケジュールの抜け漏れを無くすことを最優先に －

Facebook投稿をたまたま目にしたのがきっかけで、クロスログのことを知りました。
当時はまだ患者数が50〜60名くらいでしたが、それでも訪問診療のスケジュール組みは大変で、最適化するにも手間と時間がかかると感じていました。
例えば最適化のために訪問ルートや日程調整などの見直しを行うと、少なくとも医師2人と看護師2人の計4人がかりで90分程度の時間がかかっていたと思います。

まずはトライアルでクロスログを使用してみたところ、非常に感触は良かったのですが、その時点ですぐ導入はしませんでした。
すぐ導入した方が良いのではないかという意見ももちろんありましたが「ツールの導入前に現在の業務フローの整理をした方が良いのでは」「もっと患者数の多い他の医院でもツールを使わず管理しているところもあるので、現段階では不要ではないか」「電子カルテとの二重管理が発生して逆に煩雑になるのではないか」といったことを懸念する声もあり、その時は一旦保留にしました。

しかし結局、業務フロー見直しなども行った約1ヶ月後、導入することに決めました。
電子カルテ（モバカル）のみでの定期訪問日の管理も試してみましたが、やはり属人的にしか管理できず、実際に抜けが発生してしまったことが決め手となりました。
ヒューマンエラーのミスを何とかするより、ツールを変更してシステムで確実に解決しようという結論に達しました。

Q. CrossLogを導入した結果について教えてください

－ より簡単に、より確実に管理できるように －

訪問ルートの最適化に関して言えば、これまでは土地勘のある人の知識頼みでしたが、クロスログには地図が表示されるので、私を含め土地勘のない人でも、どの訪問先が近いのかということが視覚的にわかるようになりました。
おかげで簡単にルート入れ替えができるようになり、スケジュール最適化の生産性が上がったと感じています。感覚的に以前の半分くらいの所用時間になったのではないでしょうか。

また課題であった定期訪問日の管理についても、現在はクロスログに登録した定期訪問日がきちんとマスターとして管理されているので漏れがなくなりました。

また副次的な話ですが、ツール導入をきっかけとしてスケジュール変更のフローも確立しました。
それまでは雑多なところで話してスケジュール変更がわからなくなってしまうリスクがありましたが、まずslackの"スケジュール変更チャンネル"に投稿して変更ログを残す、そしてその後クロスログに反映し終わったら"済"スタンプを押す、という運用方法が固まり、変更もれの心配もなくなりました。

Q. 今後CrossLogへ期待することは？

今後さらに期待することとしては、最適化についての提案がツール（クロスログ）側からあるとより良いなという点と、抜けやすい処置の有無など、クロスログで現在重要メモで手入力している部分をタグのような形で管理できたら更に良いなと思っています。